Jos olet joskus suunnitellut tapahtumaa, tiedät, miltä se tuntuu – haluat sen olevan mukaansatempaava, osallistava ja unohtumaton. Haluat, että ihmiset lähtevät liikuttuneina, eivätkä vain toinen kassi täynnä esitteitä.
Viime vuonna käytin paljon aikaa miettimällä, miten tapahtumista voisi tehdä osallistavampia – kuten Lappeenrannassa järjestämästäni tapahtumasta. Kysyin itseltäni jatkuvasti: Miten tehdä tapahtumasta ei vain yksi konferenssi, vaan tila, jossa ihmiset tuntevat itsensä nähdyksi, arvostetuksi ja osaksi jotain suurempaa?
Minulle inklusiivisuus ei ole vain esteettömyyden tarkistuslistoja (vaikka ne ovatkin tärkeitä!). Kyse on siitä, miten saat ihmiset tuntemaan olonsa – siitä hetkestä, kun he saapuvat paikalle, siihen hetkeen, kun he lähtevät. Joskus kyse on pienistä asioista, kuten siitä, että osallistujalle lauletaan ”hyvää syntymäpäivää”, ensikertalaiselle annetaan tunnustusta tai varmistetaan, että huoneen järjestelyt kannustavat keskusteluun hierarkian sijasta.
Osallisuudessa on kyse luottamuksesta. Tapahtumajärjestäjänä minun on luotettava prosessiin, luotettava tuntemattomaan ja – mikä tärkeintä – saatava asiakkaani ja yleisöni tuntemaan, että he voivat luottaa minuun.
Jos olet joskus suunnitellut tapahtumaa, tiedät, miltä se tuntuu – haluat sen olevan mukaansatempaava, osallistava ja unohtumaton. Haluat, että ihmiset lähtevät liikuttuneina, eivätkä vain toinen kassi täynnä esitteitä.
Viime vuonna käytin paljon aikaa miettimällä, miten tapahtumista voisi tehdä osallistavampia – kuten Lappeenrannassa järjestämästäni tapahtumasta. Kysyin itseltäni jatkuvasti: Miten tehdä tapahtumasta ei vain yksi konferenssi, vaan tila, jossa ihmiset tuntevat itsensä nähdyksi, arvostetuksi ja osaksi jotain suurempaa?
Minulle inklusiivisuus ei ole vain esteettömyyden tarkistuslistoja (vaikka ne ovatkin tärkeitä!). Kyse on siitä, miten saat ihmiset tuntemaan olonsa – siitä hetkestä, kun he saapuvat paikalle, siihen hetkeen, kun he lähtevät. Joskus kyse on pienistä asioista, kuten siitä, että osallistujalle lauletaan ”hyvää syntymäpäivää”, ensikertalaiselle annetaan tunnustusta tai varmistetaan, että huoneen järjestelyt kannustavat keskusteluun hierarkian sijasta.
Osallisuudessa on kyse luottamuksesta. Tapahtumajärjestäjänä minun on luotettava prosessiin, luotettava tuntemattomaan ja – mikä tärkeintä – saatava asiakkaani ja yleisöni tuntemaan, että he voivat luottaa minuun.
Tässä on 8 rohkeaa ideaa, jotka tekevät tapahtumastasi unohtumattoman.
Jos suunnittelet konferenssia, huippukokousta tai yritystapahtumaa tänä vuonna, tässä on 8 tapaa varmistaa, että se on vaikuttava, osallistava ja täynnä energiaa.
1️⃣ Määrittele menestys ennen kuin aloitat
Millainen on hieno tapahtuma? Ajattele:
✅ Yleisökokemus – Miltä haluat ihmisten tuntuvan tapahtuman jälkeen? Inspiroituneilta, haastetuilta, innostuneilta?
✅ Puhujan vaikutus – Mitä haluat hänen esittävän? Toimivia oivalluksia? Syvän tunnesiteen?
✅ Yksi avaintulos – Pitäisikö osallistujien saada uusia yhteyksiä, selkeämpi strategia tai motivaatio toimia?
2️⃣ Ota mukaan taiteilijoita ja esiintyjiä
Taiteilijat auttavat meitä näkemään asiat eri tavalla. Hyvin sijoitettu kuoro, runoilija tai tanssija voi tuoda viestin perille tavalla, jota mikään PowerPoint ei koskaan saa. Musiikki, runous, kuoro, tanssi tai visuaalinen tarinankerronta voivat vahvistaa viestiäsi ja saada sen tarttumaan. Rakastan työskentelyä taiteilijoiden kanssa – he rikkovat odotuksia ja auttavat yleisöä tuntemaan aiheen kiireellisyyden. Olen työskennellyt uskomattomien monialaisten ammattilaisten kanssa, ja he saavat yleisön aina ajattelemaan uudella tavalla.
3️⃣ Valitse tapahtumapaikka tarkoituksenmukaisesti
A corporate ballroom sends one message, while a community center, cultural hall, or town square sends another. The right space can reinforce your theme and make your event’s topic feel urgent and relevant.
4️⃣ Älä oleta, ettei sinulla ole varaa loistavaan puhujaan
Budjetit ovat todellisia, mutta niin ovat myös luovat ratkaisut. Monet puhujat (minä mukaan lukien!) tarjoavat vaihtoehtoja, kuten pro bono -keynoteja, työpajoja ja paneelien moderointia. Älä epäröi kysyä!
5️⃣ Aseta osallisuus etusijalle, älä jälkikäteen
Harkitse:
✅ Esteettömyys – luiskat, kuvatekstit, viittomakielen tulkit.
✅ Ruokavaihtoehdot – Ruokavalion tarpeet, kulttuuriset mieltymykset.
✅ Edustus – Keitä lavalla on? Kuka on huoneessa? Kuka puuttuu?
Tässä on kulttuurityöntekijän suosittelema tarkistuslista esteettömyyttä ja monimuotoisuutta tapahtumissa varten. Se on suomeksi/ruotsiksi, mutta se on erinomainen resurssi!
🔗 Checklist for accessibility & diversity (suomeksi/ruotsiksi): https://www.kulttuuriakaikille.fi/doc/tarkistuslistat/Tapahtumien_saavutettavuuden_ja_moninaisuuden_tarkistuslista.pdf.
🔗 Yleinen tarkistuslista tapahtumajärjestäjille: https://www.kulttuuriakaikille.fi/tarkistuslistat_arvioinnin_tueksi_kaikki_tarkistuslistat
6️⃣ Mene tavanomaisia verkostojasi pidemmälle tavoittaaksesi monipuolisemman yleisön
Jos haluat uusia ihmisiä tapahtumaasi, lopeta mainostaminen samoissa paikoissa. Tee yhteistyötä ammatillisten verkostojen, kansalaisjärjestöjen ja ruohonjuuritason organisaatioiden kanssa. Sekoita yleisöjä, joissa aihe ei ole kaikille ennestään tuttu – tuoreet äänet luovat uusia keskusteluja.
7️⃣ Investoi verkostoitumismahdollisuuksiin
Ihmiset tulevat sisällön vuoksi, mutta jäävät kahvitauoille. ☕ Älä kiirehdi niiden läpi! Sisällytä taukoihin jäsenneltyä verkostoitumista – nopeaa verkostoitumista, ohjattuja pienryhmäkeskusteluja tai rentoja taukotilaisuuksia.
8️⃣ Muista: Tapahtumat rakentavat yhteisöjä ja innostavat toimintaan
Olen aina uskonut, että tapahtumissa ei ole kyse vain strategiasta – niissä on kyse ihmisistä. Tapahtumassasi joku saattaa löytää seuraavan mentorinsa, liikekumppaninsa tai elämänsä mullistavan idean. Älä siis leikkaa kulmista.
Paras tapa aloittaa tapahtuma? Soita minulle. 📞🎤
En vain isännöi tapahtumia. Minä herätän ne henkiin. Tapahtumissani on kyse energiasta, yhteyksistä ja aidoista keskusteluista – sellaisista, jotka saavat ihmiset tuntemaan, että he ovat osa jotain suurta.
Jos haluat tapahtuman, joka tuntuu inhimilliseltä, hauskalta ja vaikuttavalta, puhutaan ja luodaan tila, jossa ihmiset eivät vain tule paikalle – he tuntevat jotain.
Lämpimät terveiset,
Kamilla Sultanova
P.S. Mikä on yksi asia, jonka toivoisit ihmisten ymmärtävän tapahtumien järjestämisestä?
Viimeisimmät kommentit